Met de juiste microfoonopstelling is er veel te winnen. Als je vooraf goede keuzes maakt, heb je geen last van deelnemers die gesprekken maar half horen, stemmen die galmen of geluid dat rond begint te zingen.

En juist tegenwoordig is het nóg belangrijker dat je microfoonsysteem klopt. Tijdens vergaderingen wordt namelijk steeds vaker Microsoft Copilot gebruikt om te notuleren. En als Copilot de gesprekken niet goed kan volgen, notuleert hij verkeerd en gaat er informatie verloren. Waar wij als mensen vaak aan een half woord al genoeg hebben om het gesprek te volgen, is dat bij AI niet het geval. Extra belangrijk dus dat iedereen in de meeting perfect verstaanbaar is.

Waarom audio bij hybride vergaderen zo vaak misgaat

Zodra er online deelnemers aansluiten, ontstaat er een extra uitdaging. Je hebt namelijk te maken met twee geluidsstromen tegelijk: het geluid in de vergaderruimte én het geluid dat naar de online meeting wordt gestuurd, bijvoorbeeld in Microsoft Teams. Dat klinkt logisch, maar hier ontstaat vaak de eerste fout. Het versterkte geluid uit de luidsprekers wordt weer opgepakt door de vergadermicrofoons en gaat vervolgens weer terug de online meeting in. Zo ontstaat een audiolus die zorgt voor echo, ruis en onrust.

Situatie 1: Geen versterking in de ruimte nodig

De eerste vraag die je altijd moet stellen bij een hybride vergaderruimte is verrassend simpel: moeten de stemmen van de deelnemers die fysiek aanwezig zijn versterkt worden? In veel gevallen is het antwoord nee. Zeker in ruimtes tot ongeveer acht meter diep kunnen mensen elkaar prima verstaan zonder luidsprekers. Dat maakt de audio-oplossing meteen een stuk overzichtelijker. Je hoeft namelijk alleen te zorgen iedereen goed verstaanbaar is voor Copilot en de online deelnemers.

In kleine tot middelgrote ruimtes is een videobar vaak al voldoende. Denk bijvoorbeeld aan de Yealink A50, die camera, microfoons en speakers slim combineert in één oplossing. Is de ruimte meer dan acht meter diep, dan kom je al snel uit bij losse microfoons. Plafondmicrofoons zijn daarbij vaak de meest nette en betrouwbare keuze. Gebruikers kunnen er niet aan zitten, er liggen geen kabels op tafel en de ruimte oogt rustig. Een oplossing zoals de Yealink CM20 biedt dan uitkomst.

Heeft de ruimte een lastige akoestiek, bijvoorbeeld veel glas of harde wanden? Dan helpt een geavanceerdere plafondmicrofoon zoals de Biamp TCM-X-W om stemmen gerichter op te pakken en vervelende echo te beperken.

Situatie 2: Wél versterking in de ruimte nodig

Soms is geluidsversterking in de ruimte wél noodzakelijk. Bijvoorbeeld in grotere vergaderruimtes, trainingsruimtes of boardrooms waar deelnemers verder uit elkaar zitten. Op dat moment verandert de audiopuzzel direct. Het geluid dat via de luidsprekers wordt afgespeeld, mag namelijk niet opnieuw door de vergadermicrofoons worden opgepakt en richting online deelnemers worden gestuurd. Gebeurt dat wel, dan ontstaan echo’s en vertraging.

Daarom is Acoustic Echo Cancellation (AEC) onmisbaar in hybride vergaderopstellingen met versterking. Deze techniek herkent het geluid dat uit de luidsprekers komt en filtert dit razendsnel uit het microfoonsignaal. Online deelnemers horen daardoor alleen de echte, niet-versterkte spraak van aanwezigen in de ruimte.

Hoe ruimtedekkend moeten je microfoons zijn?

Als duidelijk is dat je versterking nodig hebt, komt de volgende belangrijke vraag: moeten je microfoons de volledige ruimte dekken of zijn er vaste sprekers? Dit bepaalt namelijk direct welke oplossing het beste past. In veel vergaderruimtes is het gebruik redelijk voorspelbaar. Sprekers zitten of staan op vaste plekken. In dat geval hoeft een vergadermicrofoon niet de hele ruimte te registreren, maar alleen gericht spraak op te pakken.

Voor dit soort situaties zijn draadloze oplossingen zoals de MXWAPXD2E-Z11 in combinatie met een handheld microfoon zoals de MXW2X/SM86-Z1 een logische keuze. Sprekers wisselen nauwelijks en blijven goed verstaanbaar, zowel in de ruimte als online. Liever handsfree presenteren? Dan is een headset of dasclip zoals de MXW1X/O-Z11 prettig. Deze oplossingen maken deel uit van de Teams-gecertificeerde Shure NeXt serie, waarbij DSP-processing helpt om versterkt geluid uit het microfoonsignaal te filteren.

Is de ruimte dynamischer ingericht, bijvoorbeeld met een grote vergadertafel of wisselende sprekers? Dan heb je ruimte-dekkende microfoons nodig. Dat kan door iedere deelnemer een eigen microfoon te geven, zoals de MXW8X. Wil je juist een opgeruimde tafel en minimale techniek in het zicht? Dan bieden plafondmicrofoons zoals de MXA920W-S-60CM en MXA902 een strak alternatief met consistente audiokwaliteit.

Praktische tips voor betere audio tijdens hybride vergaderingen

Goede microfoons zijn belangrijk, maar de manier waarop je ze gebruikt maakt minstens zo veel verschil. Begin daarom altijd met het bepalen van het gebruiksscenario. Wordt de ruimte vooral gebruikt voor overleg met vaste deelnemers of juist voor presentaties en grotere sessies? Door dit vooraf scherp te hebben, voorkom je dat de microfoons in je vergaderruimte verkeerd worden ingezet.

Daarnaast is het belangrijk om goed op de plaatsing van microfoons en luidsprekers te letten. Deze moeten niet te dicht bij elkaar staan. Anders wordt het versterkte geluid rechtstreeks de microfoon in gestuurd. Maar dit is iets waar jij je gelukkig niet druk over hoeft te maken. Want dit regelt AVINTER voor je. Tijdens de montage testen wij je audio-opstelling uitvoerig en zorgen ervoor dat alles klopt.

Zeker weten dat iedereen goed verstaanbaar is tijdens hybride vergaderingen?

Wil je zeker weten dat de audio in jouw vergaderruimte straks gewoon goed is, zowel in de ruimte als online? Neem gerust contact met ons op voor een praktisch adviesgesprek. We denken met je mee en laten zien wat er mogelijk is.

Veelgestelde vragen over microfoons bij hybride vergaderen

Hoeveel vergadermicrofoons heb ik nodig in een hybride vergaderruimte?

Dat hangt vooral af van de grootte van de ruimte en het gebruiksscenario. In kleinere ruimtes kan één videobar of plafondmicrofoon voldoende zijn. In grotere vergaderruimtes of bij veel sprekers is het vaak beter om meerdere microfoons te gebruiken. Zo voorkom je dat deelnemers elkaar moeten herhalen of dat Copilot stemmen niet goed oppikt waardoor notulen achteraf niet kloppen.

Werkt een videobar altijd voor hybride vergaderen?

Een videobar is een goede oplossing in compacte vergaderruimtes tot ongeveer acht meter diep. Wordt de ruimte groter, dan zijn losse microfoons of plafondmicrofoons vaak betrouwbaarder. Hiermee zorg je dat online deelnemers iedereen goed blijven verstaan, ook als mensen verder van de apparatuur af zitten.

Wat is Acoustic Echo Cancellation (AEC)?

Acoustic Echo Cancellation is een techniek die voorkomt dat versterkt geluid uit luidsprekers opnieuw via microfoons in de online meeting terechtkomt. Het systeem herkent dit geluid en filtert het automatisch weg. Hierdoor horen online deelnemers alleen de directe spraak van aanwezigen in de ruimte en blijft de audio rustig en duidelijk.

Zijn plafondmicrofoons beter dan tafelmicrofoons?

Dat hangt af van de situatie. Plafondmicrofoons zorgen voor een opgeruimde vergadertafel en zijn minder gevoelig voor verkeerd gebruik. Tafelmicrofoons kunnen juist handig zijn wanneer iedere deelnemer een eigen vaste plek heeft. De beste keuze hangt dus vooral af van de ruimte-indeling en het gebruik.

Waarom horen online deelnemers soms een echo?

Dit gebeurt wanneer het geluid uit de luidsprekers opnieuw door microfoons wordt geregistreerd. Dit signaal wordt vervolgens weer teruggestuurd naar de online meeting. Met technieken zoals Acoustic Echo Cancellation en een doordachte plaatsing van apparatuur kun je dit probleem effectief aanpakken.