Wat is een vergaderruimte reserveringssysteem?

Een reserveringssysteem is een hulpmiddel dat je digitale agenda koppelt aan de fysieke ruimtes op kantoor. In plaats van alleen een afspraak te maken in je mail, zorg je ervoor dat de ruimte zelf ook ‘weet’ dat er een vergadering is. Vaak zie je dit terug in de vorm van een klein schermpje naast de deur dat aangeeft of een vergaderruimte vrij of bezet is.

Zo werkt het in de praktijk

Het systeem werkt simpel: je koppelt de software aan je huidige mailprogramma, zoals Outlook. Reserveer je een ruimte op je laptop? Dan verspringt het schermpje bij de deur direct op rood. Loop je spontaan een lege vergaderruimte binnen? Dan kun je op het scherm aangeven dat je de ruimte gebruikt. Het systeem werkt de agenda voor iedereen direct bij, zodat er nooit twee groepen tegelijk voor de deur staan.

Voordelen van een reserveringssysteem in je vergaderruimte

Het grootste voordeel is dat je overal en altijd een ruimte kunt boeken. Of je nu achter je bureau zit of onderweg bent; via je telefoon of laptop zie je direct welke vergaderruimte vrij is. Dit geeft je als IT-beheerder grip op de zaak. Je voorkomt namelijk de grootste ergernis op kantoor: dubbelgeboekte ruimtes.

Daarnaast maak je een einde aan de zogeheten ‘spookvergaderingen’. Dit zijn ruimtes die in de agenda bezet lijken, maar waar in werkelijkheid niemand zit. Door een systeem te gebruiken, moeten mensen vaak inchecken bij de deur of ‘meet’ de ruimte met behulp van sensoren zelf of er mensen aanwezig zijn. Wordt er niemand gedetecteerd? Dan komt de kamer automatisch weer vrij voor anderen. Zo benut je de meters op kantoor optimaal.

Bovendien krijg je als beheerder waardevol inzicht. Je ziet precies welke ruimtes populair zijn en welke bijna nooit worden gebruikt. Met die informatie kun je het kantoor slimmer inrichten. Blijkt die grote directiekamer vaker leeg te staan terwijl de kleine belhokjes altijd vol zitten? Dan kun je daar op sturen. Je lost dus niet alleen een agendaprobleem op, maar je helpt de hele organisatie om slimmer met de beschikbare werkplekken om te gaan.

Welke merken en opties zijn er?

Bij AVINTER werken we met drie topmerken die elk een eigen kracht hebben. Afhankelijk van je huidige IT-inrichting maken we een keuze die het beste bij jouw kantoor past.

GoBright

Dit is de alleskunner. GoBright gaat verder dan alleen een kamer boeken; je kunt er ook direct catering mee bestellen of een parkeerplek reserveren. Het werkt naadloos samen met Outlook en Teams, wat het beheer voor IT heel overzichtelijk maakt.

Humly

Zoek je hardware die er ook nog eens strak uitziet? Humly staat bekend om zijn prijswinnende design. De schermen zijn zeer gebruiksvriendelijk en focussen op de essentie: rust en duidelijkheid bij de deur. Bovendien is er een ‘Max Security’ versie voor omgevingen waar beveiliging prioriteit nummer één is.

Yealink

Voor organisaties die al veel Yealink-apparatuur gebruiken voor conference calling, is dit de perfecte aanvulling. Hun RoomPanels zijn speciaal ontworpen voor Microsoft Teams Rooms. Het grote voordeel is dat je alles beheert vanuit het vertrouwde Teams Admin Center.

Advies over een vergaderruimte reserveringssysteem?

Een vergaderruimte reserveringssysteem is de basis voor een rustige werkdag. Je hebt grip op je ruimtes én blije collega’s. Bij AVINTER helpen we je graag om de techniek zo in te richten dat je er geen omkijken naar hebt. Plan een gratis adviesgesprek in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost een reserveringssysteem?

De prijs is afhankelijk van het aantal ruimtes en de gekozen hardware. Je betaalt vaak een eenmalig bedrag voor de schermen en een jaarlijkse licentie voor de software. De prijs van een schermpje varieert van ongeveer 200 euro tot 900 euro. En de software kost gemiddeld zo’n 150 euro per jaar per ruimte. In ons productassortiment zie je een overzicht van alle prijzen.

Hoe reserveer ik een ruimte in Outlook?

Dit werkt hetzelfde als het uitnodigen van een collega. Je voegt de gewenste ruimte toe bij ‘Locatie’ of ‘Vereist’ aan je agenda-item. Het systeem zorgt dat dit direct zichtbaar is op het scherm bij de vergaderruimte.

Hoe kan ik controleren of een vergaderruimte gereserveerd is?

Op het schermpje bij iedere vergaderruimte zie je in een oogopslag of deze bezet is of niet. Je kunt dit ook in je Outlook agenda checken. Dit doe je door een agenda toe te voegen en daarin de ruimtes te selecteren.