AVINTER heeft de gemeente Zeist geholpen met een oplossing voor het efficiënt reserveren van vergaderruimtes. Nico ging langs bij Mark Nuijten (Technisch Adviseur IT) en Lydia Jansz (Coördinator Facilitaire Zaken) van de gemeente om onze samenwerking te bespreken.

Mark en Lydia vertellen

Ons vorige systeem voor het reserveren van vergaderruimtes paste niet meer bij onze werkwijze. Mede door een behoorlijk hoog no-show percentage (iemand die na het reserveren niet komt opdagen, waardoor de ruimte leeg maar wel geboekt staat) waren we op zoek naar een ander systeem.

Na marktonderzoek door Mark kwam GoBright als beste uit de bus. AVINTER is vaste partner van GoBright en heeft ons geholpen bij de implementatie.

Referentiebezoek naar gemeente Veenendaal

We zijn ook nog op referentiebezoek geweest bij de gemeente Veenendaal. Deze gemeente werkt al jaren met GoBright. Zij gebruiken ook al verschillende uitbreidingen van GoBright.

Zo werkt GoBright

Met GoBright zie je eenvoudig welke ruimtes beschikbaar zijn en kun je deze vervolgens reserveren. Dit gebeurt via de app in combinatie met de Outlook-plugin. Dit werkt fantastisch.

Als je een ruimte gereserveerd hebt, registreert een sensor of je er ook daadwerkelijk bent of niet. Kom je niet opdagen dan wordt de ruimte automatisch weer vrijgegeven. En kunnen anderen de ruimte reserveren.

GoBright is geïntegreerd met Outlook, zodat afspraken vanuit Outlook direct zichtbaar zijn in de app en vice versa. Meer weten over GoBright? Je leest het hier.

De implementatie verliep voorspoedig

Om uiteindelijk een werkend systeem op te leveren is er veel kennis nodig vanuit diverse disciplines. De consultant vanuit GoBright heeft hierin ook een belangrijke rol voor ons gespeeld.

Lydia kon vanuit haar facilitaire rol veel input leveren over de manier van werken en het realiseren van bijvoorbeeld de plattegronden.

De projectbegeleiding en uiteindelijke montage door AVINTER zijn naar tevredenheid verlopen.

Nu nog vlieguren maken met elkaar zodat de systemen gefinetuned kunnen worden. Wij bevelen AVINTER zeker aan als het gaat om een complexe GoBright implementatie. Ze hebben altijd een team met experts klaarstaan om ambities om te zetten in realisatie.